建設業許可の様式第12号の書き方｜行政書士事務所が調書を照合する手順

様式第12号では、対象者を先に確定してから、住所・生年月日・賞罰欄などを照合します。法人の役員等は、役員だけで終わるとは限りません。顧問、相談役、一定以上の議決権または出資を持つ株主等まで含め、根拠資料との対応を一覧化することが安全です。

調書の回収前に確認する対象者

候補者表では、役員、顧問、相談役、株主等を一つの氏名順リストにし、対象区分を別列にします。株主情報は決算資料や株主名簿など、役員情報と異なる資料で確認することがあります。保有割合が基準に達するかを確認した資料の基準日を残すと、後日の株式移動にも対応できます。

顧問先へ依頼する氏名・住所・生年月日等

まず候補者表には氏名だけでなく、対象区分と根拠資料の名称を記載します。法人では、役員、顧問、相談役に加え、総株主の議決権の100分の5以上を有する株主又は出資総額の100分の5以上に相当する出資をしている者が対象に含まれる扱いです。株主等の候補を確認するため、役員名簿と同じタイミングで株主構成を確認します。

出資比率の資料が古い場合は、基準日を確認し、今回の申請で使う資料として十分かを顧問先へ尋ねます。対象者の判断を役職名だけに依存しないことが重要です。

対象者の抜けを見つける確認順

役員名簿、株主情報、顧問・相談役に関する社内資料は、管理部署が別になっていることがあります。対象外とした人にも理由を残し、後から依頼していない理由を説明できるようにします。さらに、候補表に顧問・相談役の欄を設けると、役員一覧に載らない関係者の確認先が明らかになります。部署ごとに保有する資料が異なる場合は、照会先と回答期限を分け、役員情報の回答が届いても株主等の確認が未了なら完了にしません。

関連書類と記載項目を照合する

本人情報の照合は、一覧の並び順をそろえると効率が上がります。第12号の氏名を見てから役員等一覧を探すのではなく、一覧から順に住所・生年月日・対象区分を確認します。差異が生じた人は、どの資料が古いのか、申請書で採る表記は何か、回答を誰から受けたかまで記録します。

役員等の一覧との照合

氏名、フリガナ、生年月日、住所は、一つの資料だけで確定せず、今回の申請に用いる本人情報と照合します。本人情報の照合では、氏名が一致していても住所や生年月日が古いままの資料が残っている可能性を考えます。転記元を決める際は、資料の作成日と本人確認の回答日を見比べ、今回の記載に使う表記を記録します。

そのうえで保有割合の確認では、議決権又は出資額のどちらを確認したのかを案件記録に明記します。

差異がある場合の確認資料

様式第12号の記載要領では、顧問・相談役・株主等について、賞罰欄への記載と確認欄への署名が不要とされる扱いがあります。欄が不要なことと人物が対象外であることを混同せず、確認票の判定欄を分けます。欄の記載要否は、証明書の要否と連動するものではありません。

賞罰欄が不要な区分でも、対象者として載せる根拠資料を確認します。反対に、署名を受けたから対象範囲が確定したと扱わず、先に候補表の判定を終えます。

様式第12号の照合は、対象者名簿を作った時点で終わりにはなりません。住所、生年月日、賞罰に関する確認、関連する証明書の依頼先を同じ人物に結び付け、どの項目が本人回答で、どの項目が公的証明書で確かめたものかを分けます。役員等の一覧との人数が一致していても、対象外とした理由が記録されていなければ、後から一覧だけを見ても判断を再現できません。変更があったときは、前回の記載を写すのではなく、対象者ごとに今回確認した事項と未確認事項を更新してから様式へ戻す流れが適しています。

申請前に記録すること

近畿地方整備局「建設業許可申請の手引き」を2026年10月11日に確認し、様式第12号と第13号の関係、役員等に関する説明を参照しました。提出前は、対象者数の一致だけでなく、各人に必要な欄と添付資料が対応しているかを確認します。空欄の理由を説明できない行は、確認が終わっていないものとして扱います。

修正履歴と確認者の残し方

氏名の旧字・新字、住所移転、役職変更、株主比率の変動ごとに確認資料を選びます。役員等一覧と第12号の順番をそろえると、氏名の取り違えを見つけやすくなります。差異があれば、表記を修正した日だけでなく、誰がどの資料を確認して採用したかを記録します。

これにより、追加変更が出た場合も前回の判断を再検証できます。賞罰には行政処分を含む旨が示されており、対象者の範囲と欄の記載要否は別の確認事項です。

関連する確認順は常勤役員等証明書の書き方で補います。

申請先手引きの最終確認

提出直前には、対象者ごとに「第12号への記載」「賞罰欄等の扱い」「関連証明書」の三点を確認します。人数が一致していても、株主等の一人が一覧だけに残っていないかを確認し、未回答の欄を完成扱いにしないことが必要です。対象者の人数、役員等一覧、関連証明書の依頼人数を横断して見ることで、資料の不足や過剰依頼を発見できるため、公表資料と今回の案内を見直し、最終版には確認者と確認日を残します。

この論点は建設業許可の欠格要件を役員全員で確認する実務と建設業許可の営業所一覧表の書き方に照らして扱います。

よくある質問

様式第12号の対象者はどう確認しますか

対象者は役員に限定されません。法人では顧問、相談役、一定以上の議決権又は出資を持つ株主等も確認対象となるため、役員名簿と株主情報を分けて確認します。

常勤役員等の略歴書と同じですか

常勤役員等に関する資料と様式第12号は、対象者や代替関係が重なることがあります。提出先の記載要領を確認し、どの様式で本人情報を示すかを対象者表へ記録します。

どの資料を保管しますか

対象判断の根拠資料、本人情報の確認資料、差異への回答、確認者・確認日を保管します。個人情報を含むため、案件ごとの管理方法と閲覧範囲も事務所内で決めます。

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まとめ

第12号の対象範囲は、会社の役職体系だけでは決まりません。株主等の割合を確認した資料、顧問・相談役の有無を確認した資料、本人情報を確認した資料を別々に残すことで、どの時点で誰を対象にしたかを説明できます。欄の記載が不要な区分でも、対象者として確認した経緯は案件内で保持します。人事・総務・経理への照会を一つの依頼にまとめず、必要な資料と回答期限を分けると回収の遅れを把握しやすくなります。

対象者表は、提出のためだけでなく変更発生時の確認台帳になります。役員・株主等の区分、確認資料の基準日、本人情報の回答日を並べておけば、次の届出でどの情報が変動したかを切り分けられます。前回の人数だけを基準にしないことが重要です。

対象範囲の判断根拠を残すことが、人数合わせだけでは見つからない不足を防ぎます。

様式第12号の調書では、役員名簿だけを起点にすると、顧問、相談役又は一定以上の議決権・出資を持つ株主等の確認が抜けやすくなります。候補者表には氏名のほか、対象とした区分、保有割合を確認した資料、資料の基準日を置き、役員関係の資料と株主関係の資料を同じ列に混在させません。これにより、役員情報の回収が済んでも株主等の確認が未了であることを、一覧上で区別できます。

住所、生年月日、賞罰に関する記載を回収する前に、そもそも調書の対象者である理由を確定させます。特に議決権又は出資割合を用いる判断では、保有割合そのものだけでなく、どの時点の株主名簿又は資料によったかが必要です。資料が申請基準日より前のものであれば、更新の有無を顧問先へ確認した記録を残し、推測で対象外としない運用が安全です。

完成した調書は、対象者の氏名を照らすだけでなく、候補者表で対象外とした人の理由も含めて点検します。顧問・相談役の有無について回答を得られていない場合は、空欄を「該当なし」と読み替えず、照会中として扱います。小規模な事務所でも、候補抽出、資料回収、最終転記を別の確認段階に分けることで、人数が少ない案件でも見落としを追いやすくなります。

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