建設業許可の令3条使用人一覧表｜行政書士事務所の確認資料と照合手順

令第三条に規定する使用人の一覧表では、役職名だけで対象を判断せず、どの営業所で誰が実質的に代表者に近い権限を持つのかを確認します。人事情報と営業所情報を分けて回収し、様式第11号、様式第13号、役員関係書類の関係を先に整理すると、対象者の漏れを見つけやすくなります。

一覧表の作成前に確認する人物と営業所

令3条使用人一覧表を作成する案件では、新たに令第三条使用人となった者に建設業法施行規則第8条の二週間以内の届出と所定書類の添付が関わるため、就任日を候補者表で先に確認します。

対象者を洗い出す際には、支店長という役職名だけで一覧へ載せるかを決めません。営業所の代表として誰が権限を持つかを顧問先へ確認し、候補表の根拠欄には組織図、職務分掌、回答者を記します。営業所の新設や担当変更がある案件では、基準日を明記して旧体制と混同しないようにします。

顧問先から回収する役職・所属・住所情報

候補者の確認では、営業所名、役職、氏名、就任日、職務分掌の有無を同じ一覧に置くと、肩書だけでは判断できない事情を確認できます。組織図と営業所一覧を並べ、顧問先に営業所ごとの代表者としての実態を確認します。候補抽出では、営業所の実態を説明できる資料を集めます。

組織図に氏名が載っていても、営業所との対応が不明なら対象判定の根拠になりません。営業所名、役職、就任日を同じ行で確認し、事実が確定していない人は保留として扱います。

営業所一覧表と照合する項目

人事台帳の略称を写さず、様式上の営業所名と役職名をそれぞれ確認します。営業所名を別名で管理している会社では、社内名称と許可関係の名称を対応表にします。人事異動の通知だけでは、どの営業所で令第三条使用人として扱うか分からないことがあるため、異動日と営業所への配置日を分けて聞き取ります。

様式第11号は営業所の名称、役職名、氏名を対応させる書類で、営業所一覧表と異なる略称を用いると照合が難しくなります。

確認資料を並べる方法

役員が令第三条使用人を兼ねるときは、近畿地方整備局の手引きが示す様式第12号による様式第13号の代替関係を、対象者表で確認します。

調書や証明書の回収は、様式第11号の氏名と営業所を確定してから進めます。役員兼務者について様式第12号を用いる場合でも、一覧表での所属営業所との対応が消えるわけではありません。対象者表の一行ごとに、一覧表、調書、証明書、確認資料を対応付けることで、兼務の判断を後から検証できます。

略歴書・社内資料の確認順

様式の代替関係を使う場合にも、本人情報の確認を省略する意味にはなりません。第12号で確認した氏名・住所・生年月日が、第11号の対象者と同一人物に対応していることを確認し、どちらの様式へ反映したかを一覧に記します。近畿地方整備局の手引きは、役員が令第三条使用人を兼ねる場合、様式第12号によって様式第13号を省略できる扱いを示しているため、どの人物を第12号と第13号のどちらで確認するかを、氏名・生年月日とともに一覧化します。

表記差があるときの差戻し方法

資料を並べる前に、旧姓、転居前住所、営業所異動などの差は、修正前後の文字列と確認資料を残して処理します。同手引きは、役員及び令第三条使用人について、登記されていないことの証明書と身分証明書の関係を案内しています。証明書を回収する前に対象者の一覧を確定すると、不要な原本依頼を減らせます。反対に、変更届の期限だけを意識して先に証明書を集めると、役員兼務の判定が変わった際に再回収が必要になるため、人物確認の順序を守ります。

令3条使用人の一覧表では、営業所を先に固定してから、その営業所の代表者として扱う人物を一人ずつたどります。氏名だけをそろえると、旧姓表記、役職名、担当営業所の組合せがずれたまま残りやすいためです。様式第11号、調書、証明書のどれで確認したかを人物単位で記録し、代替できる書類がある場合も本人確認そのものは省かないようにします。就任日が関係する案件では、顧問先が事務所へ知らせた日ではなく、実際にその使用人となった日を別欄に置くことで、届出期限の確認と社内の回収予定を混同せずに済みます。

申請前の最終確認

申請前には、令第三条使用人の変更に関する事実と届出準備の状況を分け、採用する情報と保留する情報を混ぜないようにします。

変更情報を受け取ったら、就任日、顧問先が把握した日、事務所が確認を終えた日を分けて残します。期限が迫っているときほど、法令上の起算と事務所内の作業予定を混同しがちです。届出の要否が不明なら、必要書類の確認と並行して提出先へ照会する事項を記録し、推測で完了扱いにしません。

変更届の論点と混同しない整理

2週間の起算に関する事実と、事務所が情報を受け取った日は同じとは限りません。顧問先への確認事項として就任日・把握日・届出準備開始日を分け、法令上の期限を社内の作業締切で置き換えないようにします。新たに令第三条使用人となった者については、建設業法施行規則第8条が2週間以内の届出と所定書類の添付を定めていることを踏まえ、期限の根拠を建設業法第11条と混同せず、建設業法施行規則第8条を確認します。

この論点は建設業許可の営業所一覧表の書き方と照らして扱います。

許可行政庁へ確認する事項

最終確認では、一覧表に載る全員について、営業所、役職、調書又は代替様式、証明書、確認者を横方向に追います。行が一つでも途中で途切れていれば、提出できると判断せず、必要な照会先を明示して差し戻します。

様式第11号から証明書までの対応を最終点検し、確認未了の人物を一覧表だけで完了扱いにしません。一覧表の人数、調書の人数、証明書の依頼人数を対応表で確認すると、兼務者を二重に数える誤りを見つけやすくなります。

案件全体の資料整理には令3条の使用人の変更届も役立ちます。令3条使用人一覧表の作成で差異が見つかったときは、建設業許可 確認資料・証明書類の集め方を確認対象に置き、参照範囲を具体化しておくと、追加確認が必要な点を切り分けられます。

よくある質問

変更届と同じ確認でよいですか

同じ人物に関する資料でも、令第三条使用人の変更には建設業法施行規則第8条の届出が関係します。役員変更の確認票を流用する場合も、就任事実、営業所との関係、期限の根拠を分けて確認します。

略歴書の記載と差がある場合はどうしますか

役員と令第三条使用人を兼ねる場合、手引き上は様式第12号で様式第13号に代える扱いがあります。実際に代替するかは、今回の申請区分と提出先の案内を照合し、対象者表に根拠を残します。

提出先ごとに異なる点はありますか

提出先ごとに必要書類や運用上の案内が異なり得ます。国の法令・様式だけで完結させず、許可行政庁の最新手引きで、届出書、添付書類、受付方法を確認します。

「建設業許可HUB」でできること

• 顧客企業管理：顧客台帳・許可情報紐付
• 案件管理：案件ステータス
• 許可マスタ：29業種マスタ
• 技術者・経管マスタ：専任技術者要件

「建設業許可HUB」について詳しく見る→

まとめ

令第三条使用人の確認では、人事異動の連絡を受けた段階と、営業所での役割が確定した段階を区別します。兼務関係がある人ほど、一覧表、調書、証明書のいずれで確認するかを先に決めなければ、書類を重複して依頼しやすくなります。期限に関する法令上の根拠も対象者表に付記し、提出先へ確認する論点が残る場合は質問内容を具体化します。これにより、急な異動があっても必要な資料を再整理できます。

一覧表を完成させる前に、候補外とした人についても根拠を短く残します。営業所の人員構成が変わったとき、前回の対象外判断を再確認する手掛かりになるからです。対象者の氏名だけではなく、判断した時点と確認先を残す運用が有効です。

一覧を人物単位で保つことで、営業所の変更と様式の代替関係を同時に見直せます。

令第三条使用人の整理では、社内の肩書を一覧へ写す作業と、営業所の代表として実質的な権限を持つ人を判断する作業を分けます。支店長、所長、営業所長などの呼称があっても、配置先と職務分掌が確認できない人は候補のままにし、確定欄へ移しません。組織図、人事異動の通知、顧問先への照会回答のどれを根拠に採用したかを人物ごとに残すと、一覧表と略歴書の説明が結び付きます。

新たに令第三条使用人となった者については、建設業法施行規則第8条が二週間以内の届出と所定書類の添付を定めています。したがって、就任日、営業所への配置日、事務所が資料を受け取った日を同じ日付として扱わず、届出の起点になる事実を顧問先に確認します。旧体制の控えを参照するときも、今回の基準日における営業所の担当者を別欄で示すと、退任者や異動者を残したままにする事故を避けられます。

一覧表の最終確認では、氏名の表記だけではなく、営業所名、役職名、就任に関する日付の組合せを読み直します。略歴書との間に住所や職歴の確認待ちが残る場合は、人物の存在を理由に一覧表を完成扱いにせず、どの資料を待っているかを案件票へ書きます。人事情報は更新が生じやすいため、確認担当者を一人に固定せず、最終照合者が根拠へ戻れる状態を残します。

---

事務所の照合記録を整えるきっかけとして、建設業許可HUBへ導入相談をご利用いただけます。料金は料金ページでご確認ください。